Gegevenskwaliteit: smeed het ijzer als het heet is

Door: Ronald Sluiter, adviseur

Publicatie datum: 9 februari 2023 11:26

Datagedreven werken vergt aandacht voor de kwaliteit van gegevens. Hoe bepaal je “kwaliteit” en wanneer pak je dit op? Vaak staat dit niet bovenaan het lijstje, maar het is een gemiste kans als je het ijzer niet smeedt als het heet is. In deze blog vertelt Ronald Sluiter, senior adviseur informatiemanagement, meer.

Voorkom foute gegevens

Vanzelfsprekend is de kwaliteit van gegevens van groot belang voor bedrijfsprocessen die gebruikmaken van deze gegevens. Gebruik van onjuiste gegevens kan leiden tot verkeerde of onrechtmatige besluiten en ontevreden burgers en bedrijven. Daarnaast kost het repareren van foute gegevens veel tijd en daarmee geld.

Eisen aan de kwaliteit

Voor de diverse basisregistraties zijn kwaliteitseisen gedefinieerd vanuit de ENSIA en vanuit bijbehorende wetgeving. De kwaliteitseisen aan andere registraties kunnen vaak door de organisatie zelf bepaald worden. Wat de kwaliteit van deze gegevens moet zijn, hangt af van het doel waar de gegevens voor gebruikt worden.

Goed genoeg

Gegevens moeten “goed genoeg” zijn voor het doel waarvoor ze gebruikt worden. De gebruiker die het grootste belang heeft bij een hoog nauwkeurigheidsniveau speelt een belangrijke rol in het bepalen van de definitie van “goed genoeg”. Gebruikers van de gegevens moeten zich bewust zijn dat zij dagelijks een rol hebben in de kwaliteit. Dat zijn niet per se dezelfde medewerkers als degenen die de gegevens bijhouden. De gebruiker heeft een belangrijke signaalfunctie, maar moet wel weten bij wie hij hiermee terecht kan. Daarom is het aan te bevelen om de processen die de basis vormen voor gegevenskwaliteit op orde te hebben. Wie is eigenaar, wie is beheerder, voor welke processen worden de gegevens gebruikt en welke applicatie is de bron? Daar begint het!

Kwaliteitsslag

De kwaliteit van gegevens komt vaak aan het licht op het moment dat er mee gewerkt wordt. Dit kan bij het dagelijks werk zijn of bijvoorbeeld (als bijvangst) tijdens een project. Daar liggen mooie kansen. Zaak is dan om, vooral bij wat grotere uitdagingen in de kwaliteit van gegevens, op dat moment direct met elkaar in gesprek te gaan en afspraken te maken over het verbeteren van de gegevenskwaliteit. Wacht hier niet te lang mee, het momentum is zo voorbij.

Mijn ervaring is dat het helpt om gebruik te maken van een bestaande projectstructuur: informeer een stuurgroep over het gevonden probleem, betrek de proces- en/of gegevenseigenaar erbij en leg de afspraken vast met de betrokkenen en volg de benodigde acties. Dit is vaak net het zetje dat het verschil maakt tussen oplossen en het in stand houden van het probleem.

Vergeet niet om naast het repareren van de gegevens, afhankelijk van de oorzaak, (proces)maatregelen te treffen om herhaling te voorkomen. Door direct aan de slag te gaan, heb je er ook direct profijt van én voorkom je dat je op een later moment weer tegen dezelfde fouten aanloopt. Met andere woorden: smeed het ijzer als het heet is!