Allereerst valt op dat gemeenten op geheel eigen wijze de implementatie van de Woo oppakken. Dit varieert van het omarmen van de Woo als kapstok voor diverse verbeteringen in de werkprocessen en de informatiehuishouding tot voldoen aan de minimale vereisten. Er zit wel veel overlap tussen gemeenten in de knelpunten die zij ervaren bij de implementatie.
- Kwaliteit. Gemeenten ondervinden uitdagingen met betrekking tot de kwaliteit van documenten die openbaar moeten worden gemaakt. Ze hebben onvoldoende duidelijkheid over de beoordelingscriteria om vast te stellen of een document van goede kwaliteit is. Dit leidt tot een te grote mate van interpretatievrijheid.
- Houding en gedrag. De implementatie valt of staat met de houding en het gedrag van de (beleids)medewerkers. Je kunt als overheidsorganisatie alles goed op orde hebben, maar uiteindelijk komt het neer op de uitvoering. Medewerkers moeten gaan handelen op basis van nieuwe wet- & regelgeving.
- Gebrek aan sturing en duidelijkheid. Gemeenten pleiten voor meer sturing vanuit projectgroepen en vanuit het management. Door het ontbreken van een planning vanuit het Rijk, met duidelijkheid over wat er binnen welke informatie categorieën per wanneer moet worden gepubliceerd, daar is op dit moment nog veel onduidelijkheid over.
- Gebrek aan middelen. Gemeenten identificeren een tekort aan mensen en financiële middelen.
- Technische issues. Er is een gebrek aan ICT technische ondersteuning die aansluit op de werkprocessen. Er moet nadrukkelijk worden nagedacht over hoe bepaalde systemen efficiënt kunnen worden ingezet.
Als reactie op deze knelpunten droegen respondenten verschillende oplossingen aan. Op basis daarvan heeft Tom een aantal aanbevelingen geformuleerd:
- Een cultuurverandering. De verandering zit hem vooral in een brede bewustwording over de Woo, meer managementbetrokkenheid en het vergroten van de intrinsieke motivatie van de (beleids)medewerkers die in aanraking komen met de wet.
- Focus op het op orde brengen van de informatiehuishouding. Als je niet op een eenduidige en uniforme manier omgaat met je informatie, gaat de Woo veel tijd en geld kosten en bovendien veel frustratie opleveren.
- Automatiseer en optimaliseer processen. Door het optimaliseren en waar het kan automatiseren van processen komt er meer inzicht en efficiency.
- Extra incidentele middelen. Deze zijn nodig om bovenstaande activiteiten goed op te pakken.
- Borging. Pas een model toe (bijvoorbeeld een PDCA-cirkel) voor kwaliteitsborging.
Tijdens het onderzoek werd meerdere keren benadrukt dat er behoefte is aan een concrete planning vanuit het Rijk, met duidelijke richtlijnen en kaders.
Wil je een keer van gedachten wisselen over onze ervaringen bij de implementatie van de Woo of ben je geïnteresseerd naar dit onderzoek? Neem dan gerust contact op met Reinoud Plantinga voor een vrijblijvend gesprek: reinoud.plantinga@thorbecke.nl .